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Definition Was ist Prozessautomatisierung?

Von TheRacoon

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Effektivität bedeutet, die richtigen Dinge zu tun. Effizienz dagegen, die Dinge richtig zu tun, um mit gegebenem Einsatz den optimalen Output zu erzielen. Prozessautomatisierung von Geschäfts- und IT-Prozessen in Unternehmen zielt genau darauf ab.

Grundlagenwissen zum IT-Business(Bild: © adiruch na chiangmai - Fotolia.com)
Grundlagenwissen zum IT-Business
(Bild: © adiruch na chiangmai - Fotolia.com)

Unter Prozessautomatisierung versteht man eine Technologie respektive einen Verbund von Technologien, die eingesetzt werden, um Geschäftsprozess bzw. IT-Prozesse in Unternehmen zu automatisieren. Mit der Prozessautomatisierung verfolgen Unternehmen im Kern drei Ziele. An erster Stelle steht die Erhöhung der Effizienz der Geschäftsprozesse, um ein definiertes Ziel mit geringerem Arbeitsaufwand und optimalem Ressourceneinsatz kosteneffizient zu erreichen.

Weitere Ziele der Prozessautomatisierung ist die Zentralisierung von Informationen sowie die eigentliche Automatisierung der Prozesse. So frei werdenden Personal-, IT- und Maschinen-Ressourcen können parallel in anderweitige Prozesse zur Zielerreichung eingesetzt werden. Dadurch trägt die Prozessautomatisierung zur Fehlererkennung in bestehenden Prozesse, der verbesserten Kommunikation zwischen Abteilungen sowie zur schnelleren Zielerreichung bei.

Diese Vorteile hat Prozessautomatisierung

In der betrieblichen Praxis bringt die Prozessautomatisierung eine ganze Reihe an Vorteilen mit sich. Hierzu zählt neben der deutlich erhöhten Produktivität und dem schnelleren Erreichen der Geschäftsziele die Kostenreduktion. Laut Schätzungen von Wirtschaftsexperten können Unternehmen durchschnittlich bis zu 59 Prozent ihrer Kosten durch Prozessautomatisierung einsparen.

Hinzu kommt eine bessere Auslastung der Mitarbeiter, da die wertvollen Personalressourcen nicht mehr für leicht zu automatisierende Tätigkeiten verplant werden müssen. Auch Management Transparenz und Fehlerreduzierung durch den Ausschluss des Faktors Mensch sind gewichtige Vorteile der Prozessautomatisierung. Schlussendlich stellen einmal definierte, automatisierte Prozesse auch sicher, dass Standards und Vorschriften mit höherer Wahrscheinlichkeit eingehalten werden.

Beispiel: Prozessautomatisierung bei der Bearbeitung von Rechnungen

Die Technologien und Mechanismen können auf nahezu alle Geschäftsprozesse angewendet werden. Anhand der Rechnungsfreigabe lässt sich die Umsetzung plastisch Schritt für Schritt vom Rechnungseingang bis zum Eintrag in der Buchhaltung beschreiben:

  • 1. Rechnungseingang: Die Rechnung eines Lieferanten wird elektronisch eingelesen.
  • 2. Überprüfung: Die Daten der Rechnung wie z.B. Rechnungsnummer, Positionen und Beträge werden automatisiert mit der Bestellung abgeglichen und verifiziert.
  • 3. Unregelmäßigkeiten beheben: Treten Unregelmäßigkeiten wie Zahlendreher oder Abweichungen der Beträge auf, wird die Rechnung zur händischen Überprüfung an die zuständige Stelle weitergeleitet.
  • 4. Genehmigung: Korrekte Rechnungen werden automatisch durch das System genehmigt und an die entsprechende Stelle weitergeleitet.
  • 5. Zahlungsfreigabe: Korrekte Rechnungen werden automatisch verifiziert, wobei der Rechnungsbetrag zur Überweisung an den Lieferanten freigegeben wird.
  • 6. Zuordnung in der Buchhaltung: Mit der erfolgten Zahlung erfolgt ein automatischer Eintrag in der Buchhaltung mit allen notwendigen Rechnungsdaten.

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